12 dicas práticas para moderar (ou facilitar) sessões de cocriação

A regra é “não há regra”. Mesmo assim, algumas coisas podem ajudar a tornar sua sessão mais agradável e produtiva.

Com a popularização do Design Thinking, dinâmicas de grupo ou “workshops” tem se tornado cada vez mais comuns em organizações. No entanto, ainda poucas pessoas sabem como tirar o maior proveito desse tipo de dinâmica ou se sentem inseguras para moderar um encontro. Então, se você pretende moderar uma sessão de trabalho em grupo, seja com clientes externos ou colaboradores de uma organização, o artigo abaixo é para você. São alguns aprendizados que coletei com o passar dos anos, moderando esse tipo de dinâmica de trabalho em grupo. Apesar de não ser uma lista que esgote todas as possibilidades, é um bom começo para que você torne suas dinâmicas mais interessantes e a esteja mais confiante e a vontade nelas.

A busca por eficiência e a automatização tem sido responsável por tornar as pessoas cada vez mais capazes de produzir nas organizações. Ao mesmo tempo, as tem deixado cada vez mais sem tempo para atividades que não estejam na sua descrição de cargo. Por isso, talvez muita gente não queira doar seu tempo para um projeto que não seja de sua responsabilidade apenas porque alguém lhe disse que “seu ponto de vista seria importante”. Por isso, é fundamental que os participantes saibam a que vieram e compreendam a importância de sua participação no encontro. Ao deixar o objetivo claro para todos, o tempo inteiro, você garante que as pessoas saibam como contribuir com a sessão. Vá um passo além e utilize a abertura também para motivar as pessoas a entregarem tudo de si. Conte uma boa história (sem mentir!) sobre o potencial de impacto positivo do projeto, para a organização e, fundamentalmente, para a pessoa que será beneficiada por ele e use todos os recursos à sua disposição para aumentar a motivação e engajamento das pessoas. Começar a dinâmica em bom tom é fundamental!

2. Transforme-se em um “apresentador de programa de auditório”

Um bom âncora é capaz de manter as pessoas engajadas e entretidas, comandando todas as ações que acontecem e, principalmente, as transições entre as atrações. Ao moderar um encontro você está, de certa forma, assumindo esse papel também. Quando uma atividade é anunciada, por exemplo, você deve torná-la interessante para as pessoas e explicar como irá funcionar. Ao final, você deve ser capaz de fazer uma transição fluída para a seguinte atividade. Um bom apresentador mantem as pessoas engajadas, evitando que elas “mudem de canal”, sendo muito convincente em suas mensagens. Você precisa fazer o mesmo!

Muitas vezes, ao planejar dinâmicas e atividades, nos enganamos ao acreditar que as pessoas entenderão o que queremos que elas façam. Trata-se de um dos maiores erros que um moderador pode cometer. Ao passar instruções, não assuma que as pessoas entendem exatamente o que você quer dizer (ou que elas possuem o mesmo conhecimento sobre as coisas que você). Em vez disso, o melhor que você pode fazer, ao passar qualquer instrução, é dar exemplos do que seria realizar bem e mal a tarefa que você está solicitando, garantindo assim um alinhamento entre os participantes. Por exemplo, se você está pedindo para que as pessoas registrem de maneira muito clara seus post-its, escreva um post-it com apenas o escrito “claro” e outro com “post-its devem registrar pensamentos de modo completo mas conciso”.

Envolva as pessoas, sempre que possível, enquanto passar instruções para as atividades. Faça com que se sintam importantes e permaneçam atentas ao encontro. Uma boa maneira de fazer isso é confirmando se compreenderam o que deve ser feito como próximo passo, pedindo ajuda e exemplos. Além disso, para confirmar se as pessoas realmente entenderam o que deve ser feito, você ou sua equipe deve continuamente fazer rondas pelos grupos, visualizando se o que está sendo produzido está dentro dos objetivos. Imagine, em uma dinâmica, se depois de 30 minutos você descobre que um grupo entendeu tudo errado e fez algo completamente diferente do que você precisava. Imagine, ainda, que a atividade serviria de base para as próximas. Aí, neste exato momento, você terá um grande problema para resolver. Para evitar isso, circule, ajude, garanta que os grupos estão produzindo.

Pode ser muito difícil manter um grupo atento, produtivo e realizar transições entre dinâmicas que sejam fluídas. Para tornar este trabalho mais fácil, utilize elementos da sala a seu favor, ensinando aos participantes sobre o funcionamento (ou “regras”) do workshop. Por exemplo, se houver um palco, suba nele apenas quando irá se dirigir às pessoas. Assim, toda vez que você subir nele, as pessoas prestarão atenção. Outras maneiras de fazer isso é utilizando música ambiente ou iluminação para avisar que o tempo está acabando ou que é hora de iniciar uma nova atividade. Caso sinta necessário, combine regras como a já clássica de que todos levantem o braço na hora de fazer silêncio. Nesse combinado, quando as pessoas vêem que tem alguém com o braço levantado, também levantam o seu e param de falar. Pode parecer um sistema “de criança” mas em grupos com mais de 30 pessoas é só explicar que ele permite ganho de eficiência (rapidez para que todos se calem) e evita gritarias para chamar a atenção de todos, tornando o ambiente mais agradável — coisas que todo adulto gosta.

Em sessões de trabalho onde os participantes vêm de diferentes níveis hierárquicos dentro de uma mesma organização, é possível que profissionais com cargos mais baixos se sintam intimidados de darem suas opiniões ou então que chefes queiram impor as suas próprias. Claro que isso depende muito da cultura de cada organização, mas é importante prever esse tipo de situação ao planejar uma dinâmica. Você pode, no entanto, usar isso a seu favor de duas formas principais. Primeiro, entendendo que estas são as posições das pessoas e criando espaços para que elas assumam seu papel normal, dando opiniões como especialistas dentro de suas funções. Assim, o “chefe” aprova e traz uma visão de negócio e a pessoa mais técnica aponta questões relacionadas à viabilidade do que se está pensando em fazer. Uma outra estratégia e apontar papeis, mesmo que fictícios, para que as pessoas assumam. Por exemplo, sortear cartas com o escrito “engenheiro”, “presidente”, “advogado do diabo”, e assim por diante. Ao dar papeis para as pessoas, elas são obrigadas a repensar a maneira como trazem valor para uma atividade e, ao mesmo tempo, garantimos que muitos pontos de vista estão sendo trazidos para uma dinâmica. Tenha isso em mente sempre que for planejar as atividades e pensar em como dividir os grupos!

Reunir pessoas em uma mesma sala para trabalharem de maneira colaborativa mas mantê-las sempre dentro de um mesmo grupo dificilmente é o melhor caminho. Isso porque, caso não haja interação com outras mesas a pessoa sente que poderia ter feito uma reunião em vez de ter participado de um workshop. Nesse sentido, é importante que as pessoas percebam que estão trabalhando juntas em algo maior do que o seu grupo. Da mesma forma, é interessante, em dinâmicas de cocriação, criar espaço para que os indivíduos possam manifestar suas opiniões e sugestões de maneira independente. Por isso tente misturar atividades individuais, em grupo e também realizar dinâmicas onde todos participam juntos. Isso dá dinamismo ao encontro e pode lhe trazer melhores resultados.

Está cada vez mais difícil fazer com que as pessoas estejam 100% presentes. A tentação de verificar e-mails, whatsapp ou até mesmo redes sociais, dependendo do grupo, tem sido muito forte. Por isso, fazer com que pessoas se dediquem totalmente a uma única atividade tem sido cada vez mais difícil (porém fundamental). Toda vez que alguém se desconecta do grupo para verificar seu celular (ou até mesmo computador), ela não só está deixando de produzir e consumir informação, mas está mostrando aos outros que elas também podem fazer isso (e lembrando-as de fazer). Em dinâmicas que possuem tão pouco tempo para produzir tanto, isso é muito prejudicial. Em grandes empresas, por exemplo, notebooks e smartphones são quase inseparáveis de profissionais e fazer com que eles abandonem estes aparelhos por horas a fio é tarefa quase impossível. Por isso, deixe claro a importância do foco nas atividades e crie espaço para que distrações como estas possam acontecer. E siga a próxima dica também…

Uma boa maneira de garantir que as pessoas estejam mais confortáveis e presentes durante todo o encontro é realizando dinâmicas de aquecimento e pausas conastantes. Aquecimentos nos permitem colocá-las dentro de um modelo mental desejado (normalmente de colaboração) e medir a “temperatura” da sala. Já intervalos servem para que os participantes possam ir ao banheiro, realizar ligações ou responder e-mails (fundamental considerando o ponto anterior, das pessoas estarem presentes).

Sempre que uma nova atividade inicia ou que uma mudança de planos acontece, garanta que todas as pessoas envolvidas saibam o que está por acontecer e compreendam as razões do que está sendo proposto. Por exemplo, se você decidiu adiantar o almoço pois não daria tempo de iniciar uma nova atividade, promova esse alinhamento deixando clara a importância de todos voltarem um pouco antes do horário previamente combinado para que o encontro não atrase. Quando as pessoas entendem em que lugar da dinâmica estão e estão seguras do seu controle da sessão elas podem ficar mais a vontade para se concentrarem nas atividades.

Muitas vezes quando planejamos algumas dinâmicas de grupo, subestimamos ou sobrestimamos o tempo que algo irá levar. Quando isso acontece, moderadores menos experientes podem se assustar e passar a focar apenas no tempo das atividades. Tente enxergar o tempo como seu amigo e lembre-se do seu principal objetivo com o encontro antes de tomar qualquer atitude. Por vezes, é muito mais interessante “estourar” o tempo em uma atividade que está gerando muita informação relevante e eliminar uma outra menos importante do que, simplesmente, seguir com os horários combinados. Você sempre pode tentar incluir algum outro encontro ao projeto ou extrair informações de outras maneiras, em outros momentos, por exemplo. Ainda sobre o tempo, tente começar as atividades sempre no horário combinado, ou preenchendo o tempo de espera por que todos cheguem com algo relevante para que as pessoas que chegaram no horário não sejam punidas em detrimento daquelas que se atrasam. Assim você não abre um precedente para que todos cheguem atrasados no próximo encontro. Além disso, termine SEMPRE no horário certo. O respeito com o tempo dos outros é algo que precisa ser mais levado em consideração, principalmente aqui no Brasil. Como moderador, você tem um papel fundamental nisso!

Se você já está inserido e/ou tem conhecimento sobre um contexto para o qual irá moderar, como é o caso de um desafio para a sua área de negócios, por exemplo, é possível que você não queira apenas moderar o encontro passivamente. Isso porque sua área (ou você mesmo) já possui algumas ideias sobre os melhores caminhos para o seu projeto. No entanto, se você convocou uma dinâmica para envolver outras pessoas, utilize-as de verdade. Vimos muitas organizações utilizarem sessões de cocriação apenas para dizer que envolveram muitas pessoas no processo, mesmo já tendo uma ideia pré-concebida sobre o que deveria ser feito. Não seja essa pessoa. E se você enxergar que isso tá acontecendo em sua organização, pule fora. O modelo de trabalho continua aquele velho, só que disfarçado de cocriação. E isso precisa acabar! Dito isso, se você tiver algumas ideias sobre o que deveria acontecer com o seu projeto, e você quiser participar mais ativamente na dinâmica, seu papel deve ser o de influenciar positivamente mas sem manipular. Dar direção e mostrar atalhos pode ser muito interessante em uma dinâmica de grupo, mas lembre-se das razões de ter convidado alguém que não está no projeto…